Gare Internazionali di appalto ( servizi ) a favore dei Paesi Terzi finanziate dalla Unione Europea ( tranne i Paesi ACP finanziati nell’ ambito del Fondo Europeo di Sviluppo ). Le fonti di informazione. Le procedure di gara. L’ utilizzo di Internet.
Di GIANFRANCO DI SIENA
Questo breve scritto vuole essere un aiuto agli operatori che per la prima volta si accingano a partecipare a gare di appalto ( di forniture – servizi – “lavori” ) a favore dei Paesi Terzi ( extra UE ) finanziate dagli Organismi internazionali. Si è pensato poi di tracciare un iter di “ formazione “ che il detto operatore può trarre egli stesso utilizzando i testi-campione/modelli/documenti presenti in Internet.
E’ noto che i vari Organismi internazionali ( Unione Europea – Banca Mondiale – Banca Europea per la Ricostruzione e lo Sviluppo ecc. ) allorché finanziano un progetto ( che comporti la fornitura di beni – servizi – “lavori” ) impongono che la relativa fase di realizzazione/implementazione del progetto avvenga a seguito di gare di appalto che devono svolgersi secondo determinate regole da essi redatte ed applicate. Queste regole disciplinano sia la fase vera e propria della gara ( aggiudicazione ) e sia la fase di esecuzione del contratto ( cioè i diritti e gli obblighi del committente/amministrazione aggiudicatrice e dell’ aggiudicatario ).
Tali regole ( che sono dirette ai Paesi beneficiari/amministrazioni aggiudicatici e che sono descritte/trasposte in istruzioni – testi-campione – modelli – fac-simile – prospetti ecc. ) sono per la maggior parte reperibili in Internet, come si preciserà nel prosieguo.
1 La conoscenza dei progetti
Le gare internazionali di appalto ( di forniture – servizi – “lavori” ) si pongono come l’ anello finale che congiunge la fase della ideazione di un progetto alla sua implementazione/realizzazione. Quando, quindi, leggiamo ad es. che l’ Unione Europea, la Banca Mondiale , la Banca Europea per la Ricostruzione e lo Sviluppo ecc. hanno finanziato una certa somma a favore di un determinato Paese a fronte di un dato progetto ( che prevede ad es. la fornitura di computers ovvero la “ formazione “ della Pubblica Amministrazione ovvero la costruzione di strade ed acquedotti ), già da quel momento sappiamo che quei computers, quei servizi di “ formazione “ e quelle strade saranno realizzati dalla impresa che vincerà la relativa gara di appalto.
Quindi si pongono due problemi fondamentali:
a) quello di avere conoscenza dei progetti in corso di finanziamento così da essere già pronti allorché verrà bandita la relativa gara,
b) quella di saper partecipare alle gare di appalto conoscendone già le regole procedurali e sostanziali ( diritti ed obblighi delle parti che stipulano il relativo contratto ).
Problema n. 1 : conoscenza dei progetti in corso di finanziamento e dei successivi avvisi/bandi di gara
Il “ ciclo del progetto “
Il “ciclo del progetto” è l’ insieme delle fasi in cui si articola la realizzazione di un progetto finanziato da un Organismo internazionale.
In generale, la sequenza di queste fasi è la seguente ( così: EBRD: “ International Financial Institution’s Project Cycle “ ):
a) la identificazione dei progetti che, con riferimento alle strategie ed ai settori prioritari previsti/perseguiti dalla politica di assistenza dell’ Organismo internazionale, appaiono “ sostenibili “, cioè adatti, idonei; in tale fase vi è un preliminare accertamento della fattibilità del progetto sotto l’ aspetto tecnico, finanziario, economico, istituzionale e del rispetto dell’ ambiente,
b) la preparazione : inizia una stretta collaborazione tra il beneficiario e l’ Organismo finanziario al fine di determinare/accertare le condizioni/requisiti tecnici, istituzionali, normativi, ambientali , economici e finanziari necessari per il raggiungimento degli obiettivi del progetto,
c) valutazione: è condotta dallo staff dell’ Organismo finanziario e copre/ha ad oggetto gli aspetti principali di un progetto e cioè quelli tecnici, istituzionali, economici e finanziari ( + una analisi dell’ impatto ambientale ). Dopo la valutazione il progetto è presentato alla Direzione/Management dell’ Organismo finanziario per la approvazione.
d) negoziazioni e presentazione al Consiglio di Amministrazione: le negoziazioni/trattative avvengono tra il beneficiario e l’ Organismo finanziatore e tendono a concordare i particolari/elementi necessari per assicurare/garantire il successo del progetto ( bozza del contratto di finanziamento ). Successivamente, la relazione di valutazione e la bozza del contratto di finanziamento vengono presentati al Consiglio di Amministrazione dell’ Organismo Finanziatore per l’ approvazione. Dopo la ( eventuale ) approvazione viene sottoscritto il contratto/convenzione di finanziamento ( che contiene, tra gli altri, le prescrizioni specifiche che devono essere osservate durante la/nel corso della realizzazione/implementazione del progetto: es. le regole di gara da seguire per la aggiudicazione dei relativi appalti ).
e) realizzazione/implementazione del progetto e monitoraggio/controllo: la realizzazione del progetto ( es. indizione delle gare di appalto ) ricade nella responsabilità/attività del beneficiario/promotore del progetto. Questi, però, nella sua attività di acquisizione del beni – servizi – “lavori” necessari per la realizzazione/implementazione del progetto ( mediante gare di appalto ) deve seguire/osservare le istruzioni/linee-guida dell’ Organismo finanziatore ( che, tra gli altri, sono state inserite/richiamate nel contratto/convenzione di finanziamento ),
f) valutazione/apprezzamento ( conclusivo ): consiste nell’ accertamento periodico della esecuzione/prestazione, rendimento, risultato del progetto con riferimento agli obiettivi prefissati.
Tanto premesso osserviamo la condotta ( la stessa tecnica operativa vale per le imprese che producono “ beni “ o per le imprese che producono “lavori” di costruzione/opere edili. ) di una società/studio di consulenza che produce servizi e che è interessato ad acquisire incarichi professionali a seguito della aggiudicazione di una gara di appalto di servizi.
Egli dovrà seguire il “ ciclo del progetto” di tutti quei progetti in corso di finanziamento/approvazione e la cui realizzazione/implementazione comporterà la prestazione di determinati servizi ( ad es.:studi – assistenza tecnica ) a seguito di una procedura di gara.
Diamo qualche indicazione concreta:
A) Unione Europea
1) Nel sito Internet http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm
Cliccare sul link “ Programmes and Projects “ e saranno visualizzate informazioni sulla realizzazione di programmi e progetti per area geografica/Paese e settore.
2) La amministrazione aggiudicatrice deve trasmettere ( per la pubblicazione ) all’ Ufficio per le Pubblicazioni Ufficiali della Unione Europea entro il 31 Marzo di ciascun anno una “ Previsione generale di contratti “, secondo la categoria di servizi che essa intende aggiudicare durante l’ anno finanziario. Ciò a condizione che si tratti di più di un contratto di servizi e che il valore totale di tali contratti sia pari o superiore a 750.000 euro.
Se si vuole avere oggi una conoscenza effettiva occorre così procedere:
Nella pagina Web: http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm
cliccare su “ Tenders and Grants “
poi cliccare su “ Global Forecast 2004”
e saranno visualizzate le varie gare/appalti di servizi previsti per il 2004 ( con la eventuale indicazione della data prevista di pubblicazione dell’ avviso di preinformazione ).
3) Nel sito Internet http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm
cliccare sul link “ Quick Tender Search “ e saranno visualizzati i programmi di aiuto e le gare di appalto relative ai Paesi Terzi ivi così descritti:
- EAR ( non è un programma di aiuto bensì l’ Agenzia Europea per la Ricostruzione che amministra i programmi di aiuto a favore della Serbia & Montenegro + Kosovo + Macedonia )
- Fed /Budget ( Paesi dell' Africa + Pacifico + Caraibi, finanziati dal Fondo Europeo di Sviluppo )
- ALA ( Asia + America Latina )
- Meda ( Paesi del Mediterraneo )
- Cards/Obnova ( Albania - Bosnia ed Erzegovina – Croazia – Serbia & Montenegro - Macedonia )
- Phare/Ispa/Sapard ( Albania – Bosnia Erzegovina – Bulgaria – Croazia – Repubblica Ceca – Estonia – Serbia & Montenegro – Macedonia – Ungheria – Lettonia – Lituania – Polonia – Romania – Slovacchia - Slovenia )
- Tacis ( Paesi dell' ex Unione Sovietica + Mongolia )
- Other ( altri )
b) nella stessa front page vi sono varie opzioni di scelta:
- se vogliamo conoscere i progetti, con riferimento ai quali è pubblicato un avviso di preinformazione ( delle futura gara ), dobbiamo cliccare sul quadratino accanto a “ Forecast “,
- se vogliamo conoscere i progetti per i quali è stato pubblicato il bando/avviso di gara ed a cui si può ancora partecipare, occorre cliccare sul quadratino accanto ad “ Open “. Vi è poi il quadratino accanto a “ Closed “ per le gare già definite.
c) occorre poi selezionare l’ oggetto del progetto che ci interessa ( es. forniture/supplies – servizi/services – “lavori”/works ): nel nostro caso l’ impresa cliccherà su “ Services “ ( servizi )
d) successivamente è necessario cliccare il Paese o la regione che ci interessa.
e) al termine occorre cliccare su “ Submit Query “ e vi sarà la videata delle informazioni richieste. Gli ulteriori dettagli saranno visualizzati cliccando sui rispettivi titoli.
Banca Europea per gli Investimenti ( BEI/EIB ).
Di regola la notizia relativa ai progetti in corso di finanziamento viene pubblicata prima che venga presa dal Consiglio di Amministrazione la decisione di finanziamento.
Presso il sito http://www.eib.org , nella front page cliccare su “ Projects&Loans” , cliccare poi su “ Project List/Elenco dei progetti e nella pagina Web vengono visualizzati i progetti presentati alla BEI per il finanziamento a partire dall’ inizio del 2001. Oltre al nome del progetto e del Paese beneficiario, viene indicato in quale fase del “ ciclo del progetto “ ci si trovi ( es :“ under appraisal “= in corso di valutazione; “ approved “ = il progetto è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione ; “ signed “ = è stato sottoscritto il contratto di finanziamento/prestito/credito con i promotori del progetto. La realizzazione/implementazone dei progetti già approvati e finanziati mediante il contratto di finanziamento/mutuo tra la BEI ed promotori dei progetti incombe ai promotori degli stessi.
Le gare finanziate dalla Banca Europea per gli Investimenti vengono pubblicizzate, tra gli altri, nella Gazzetta Ufficiale della Unione Europea, serie S ( indirizzo Internet: http://ted.publications.eu.int )
World Bank ( Banca Mondiale )
Nella pagina web della Banca Mondiale http://www.worldbank.org/html/opr/procure/MOS/contents.html cliccare su “ Montly Operational Summary “. E’ possibile così accertare in quale fase del ciclo del progetto ci si trovi ( cioè si va dalla fase della " identificazione " del progetto alla fase della sottoscrizione del contratto di mutuo/credito con i promotori del progetto ) Vi sono i riferimenti alle seguenti aree geografiche:
Africa
Estremo Oriente Asiatico
Europa ed Asia Centrale
America Latina e Caraibi
Medio Oriente e regioni del Nord Africa
Asia del sud.
Peraltro la fonte di informazione più esauriente relativa ai progetti finanziati dalla Banca Mondiale ( + Inter-American Development Bank + African Development Bank ) è la pubblicazione delle Nazioni Unite “ Development Business “ ( per la sottoscrizione, vedi http://www.devbusiness.com ). Altresì sono ivi pubblicati gli avvisi di preinformazione/invito a comunicare la propria “manifestazione di interesse” ( General procurement notices ) nonché gli avvisi/bandi di gara contenenti l’ invito a presentare l’ offerta, l’ invito a porre la propria candidatura per la prequalificazione ecc. ).
Dati specifici relativi alle attività finanziate dalla Banca Mondiale sono disponibili presso l’ “ Infoshop” il cui indirizzo Internet è il seguente: http://www.worldbank.org/infoshop
Banca Europea per la Ricostruzione e lo Sviluppo ( BERS/EBRD )
Nel sito della Banca ( http://www.ebrd.com ) cliccare su “ Procurement “ e troviamo precise indicazioni relative al “ ciclo del progetto “. Ed infatti cliccando sul link “ Project pipeline and contracts award “ vengono visualizzati i links “ EBRD project pipeline and Approved Technical Cooperation projects “ ed “ Approved projects “.
Nel link “ EBRD Project Pipeline “ è riportato lo stadio/fase del “ ciclo del progetto “ in cui si trova un determinato progetto ( e cioè dal momento della “ identificazione “ fino alla “ approvazione “ del progetto da parte del Consiglio di Amministrazione della Banca ).
Dopo la approvazione i progetti sono riportati nel link “ Projects approved”/progetti approvati.”
Successivamente ( fase della implementazione/realizzazione del progetto/della gara di appalto ) presso l’ indirizzo Internet http://www.ebrd.com, nella front page cliccare su “ Procurement “, poi cliccare su “ Procurement notices “ e viene visualizzato, tra gli altri, il link di riferimento “ Goods, public works and associated services “ in cui sono riportati i links relativi agli avvisi di preinformazione ( “ General procurement notices “), agli avvisi/bandi di gara ( Invitations for Tenders ); agli inviti a porre la propria candidatura per la prequalificazione ( “ Invitation for Prequalification “ ).
Altresì vi è il link di riferimento relativo ai “ servizi “, così distinto: “ Consultant Services “ – “ Invitations for expressions of interest “.
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Problema n.2: conoscenza delle procedure di gara
Molti Organismi internazionali hanno creato dei propri formulari/testi-campione/modelli, chiamati “ Standard Bidding Documents/Sample Tender Documents che si riferiscono alle varie fasi in cui si articola la gara nonché alle condizioni e prescrizioni contrattuali del contratto che verrà stipulato con l’ aggiudicatario.
In concreto il Paese beneficiario ( es, la Croazia ), nella sua veste di committente, dovrà utilizzare tali testi-campione/modelli, adattandoli al caso particolare ( cioè alla gara di appalto in individuo ) con adeguate integrazioni. Di ciò, in genere, viene chiesto il nulla osta finale all’ Organismo finanziatore internazionale.
Quindi, da tale premessa, si evince la necessità per l’ impresa interessata, di acquisire per suo studio e comprensione tali “ Standard Bidding Documents “ ( che in sostanza rappresentano le istruzioni che vengono date al beneficiario committente sul come redigere il fascicolo di gara/capitolato di appalto ) in modo tale da conoscere la struttura-base della procedura di gara e delle condizioni del contratto che andrà a stipulare nel caso di aggiudicazione della gara.
Vediamo in particolare le gare di appalto ( servizi ) finanziate dalla Unione Europea
Le gare internazionali di appalto finanziate dalla Unione Europea.
La “ Guida Pratica relativa alle procedure di gara/aggiudicazione finanziate dal bilancio generale delle Comunità Europee nell’ ambito delle relazioni/azioni esterne “ contiene le procedure da seguire per la aggiudicazione di gare/contratti di fornitura, servizi, “ lavori “ relativi ai programmi delle Comunità Europee nell’ ambito dell’ aiuto esterno a favore di Paesi Terzi ( tranne i Paesi ACP finanziati dal Fondo Europeo di Sviluppo ).
L’ indirizzo Internet è il seguente:
http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm
nella front page, cliccare su “ Procedures “, quindi cliccare su “ Practical Guide to contract procedures financed from the EC general budget in the context of external actions “
Questa “ Guida Pratica “ fa riferimento/rinvia, tra gli altri, agli “ Allegati “ contenenti i c.d. “ Standard Bidding Documents “, cioè i testi-campione/modelli che devono essere seguiti/utilizzati dalle amministrazioni aggiudicatici nel corso della procedura di gara/aggiudicazione. Tali “ Standard Bidding Documents “ si riferiscono, tra gli altri, ai vari comparti di cui è formato il fascicolo di gara/tender dossier. I testi-campione/modelli suindicati si riferiscono, come già detto, alle varie fasi in cui si articola la procedura di aggiudicazione/gara nonché alle condizioni e prescrizioni contrattuali/del contratto che verrà stipulato con l’ aggiudicatario: in sostanza rappresentano le istruzioni che vengono date al beneficiario/amministrazione aggiudicatrice sul come redigere il fascicolo di gara/tender dossier/capitolato di appalto. Si pone, quindi, inderogabile, per la impresa interessata a partecipare alle gare a favore di Paesi Terzi finanziate dalla Unione Europea ( tranne le gare finanziate nell’ ambito del Fondo Europeo di Sviluppo – Paesi ACP ), la necessità di acquisire, per suo studio e comprensione, tale “ Guida Pratica “ nonché gli Allegati “ Standard Bidding Documents “ in modo tale da conoscere la struttura-base della procedura di gara e delle Condizioni del contratto che andrà a stipulare nel caso di aggiudicazione della gara.
Facciamo un esempio per quanto riguarda gli appalti di servizi:
“ Appalti di servizi “:
Per acquisire tali testi-campione/modelli, vedi in Internet il sito: http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm
quindi cliccare su “ Procedures “,
quindi cliccare su “ Annexes to the Pratical Guides ( including standard tender dossiers and guidelines for grants applicants “,
quindi cliccare su “ B Services Annexes “,
e saranno visualizzati i vari documenti-campione/modelli indicati come “ Allegati “ e così distinti:
B Servizi
Allegato Titolo
B01 Previsione generale di contratti
B02 Avviso di preinformazione/previsione relativo ad un singolo contratto
B03 Avviso/bando di gara
B04 Testo-standard della istanza di partecipazione alla gara/candidatura
B05 Elenco completo/lungo ( delle istanze di partecipazione alla gara/candidature ricevute )
B06 Relazione concernente l’ elenco ristretto
B07 Avviso relativo all’ elenco ristretto ( cioè ai candidati prequalificati )
B08 Lettera ai candidati che non sono stati inseriti nell’ elenco ristretto/che non sono stati prequalificati
B09 Fascicolo di gara/capitolato di appalto standard ( compreso il testo standard del contratto )
B10 Controllo durante la seduta di apertura delle offerte
B11 Relazione concernente la seduta di apertura delle offerte
B12 Relazione concernente la valutazione ( delle offerte )
Griglia di valutazione
B13 Lettera agli offerenti esclusi
B14 Avviso relativo alla aggiudicazione del contratto
B15 Testo/modello relativo all’ accertamento/valutazione ( della esecuzione ) del contratto
Se vogliamo approfondire/conoscere in individuo quali sono i Testi-campione/modelli ( presenti in Internet ) relativi al fascicolo di gara/tender dossier/capitolato di appalto previsto per gli appalti di servizi, allora, proseguendo nelle operazioni di ricerca sudescritte, dobbiamo cliccare su “ B9 – Standard tender dossier ( including standard contract ” )/Fascicolo di gara/capitolato di appalto standard ( compreso il testo standard del contratto “ ) e saranno visualizzati gli “ Allegati “ che riguardano/concernono i documenti-campione/modelli dei vari comparti in cui si articola il fascicolo di gara/tender dossier/capitolato d’ appalto relativo agli appalti/contratti di servizi. Essi sono così descritti:
Fascicolo di gara/capitolato di appalto standard relativo agli appalti di servizi.
Istruzioni agli offerenti
Lettera di invito a presentare l’ offerta
Istruzioni agli offerenti
Contratto
Bozza del contratto: Condizioni Speciali
Bozza del contratto: Condizioni Generali ( Allegato I )
Bozza del contratto: Termini di riferimento ( Allegato II )
Bozza del contratto: Organizzazione&Metodologia ( Allegato III )
Bozza del contratto: Elenco e curricula vitae degli esperti-chiave ( Allegato IV )
Bozza del contratto: Prezzo/budget ( Allegato V )
Prezzo/budget di un contratto con prezzo a forfait ( nome del file:b09_b5a_en.doc )
Scomposizione/articolazione del prezzo per un contratto remunerato a seconda delle prestazioni/basato sull’ onorario ( nome del file: b09_b5b_en.xv ).
Bozza del contratto: Testi/modelli ed altri documenti pertinenti/attinenti ( Allegato VI )
Testo/modello della comunicazione del conto bancario
Testo/modello della garanzia finanziaria
Testo/modello del certificato di revisione dei conti
Altre informazioni
Avviso relativo all’ elenco ristretto
Griglia ( di valutazione ) sotto l’ aspetto amministrativo
Griglia di valutazione
D Testo/modello dell’ offerta
Testo/modello dell’ offerta
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Tanto premesso seguiamo idealmente l’ iter formativo/di istruzione che il potenziale offerente Fornitore può trarre dallo studio/esame dei documenti/testi-campione/modelli tutti presenti in I
10/05/2004