Outsourcing di servizi informatici

L’outsourcing di servizi informatici e telematici sta divenendo una forma di interazione tra aziende molto diffusa a livello nazionale. Con il contratto che la disciplina l’azienda demanda l’esecuzione di alcuni servizi informatici e telematici interni, ad un fornitore esterno, il quale provvede alla realizzazione degli stessi mediante l’utilizzo del proprio personale, nonché delle proprie risorse operative e gestionali. Le principali tipologie di outsourcing sono il simple outsourcing ed il transfer outsourcing, ovvero rispettivamente la cessazione di una attività all’interno dell’azienda che attinge pertanto il relativo servizio cessato dal mercato esterno, o il trasferimento di un ramo aziendale interamente al fornitore preposto.
I motivi che originano questo meccanismo economico - in larga diffusione - sono essenzialmente l’opportunità per le aziende di migliore i servizi IT demandandoli ad esperti del settore nonché la possibilità di ampliare e migliorare le proprie attività connesse all’informatica, mediante l’appoggio di terze aziende che hanno conoscenze specifiche, e che pertanto consentono un abbattimento di tempi e costi.
Ma quali elementi contrattuali meritano particolare attenzione nella redazione dell’accordo tra azienda e fornitore?
Senz’altro la fissazione di un termine di durata ampio rappresenta un punto cardine dell’intera operazione: una interazione temporalmente breve tra azienda e fornitore di servizi può essere penalizzante per la prima, che potrebbe vedere venir meno improvvisamente i vantaggi tratti dall’operazione commerciale, qualora il rapporto cessacce dopo pochi mesi dalla sua instaurazione. Pertanto è sempre consigliabile porre un lungo termine di collaborazione sufficiente affinché l’azienda possa riscontrare gli effettivi vantaggi correlati all’outsourcing e sia in grado di fronteggiare le conseguenze economiche e di mercato che ne derivano.
D’altra parte, la fissazione del lungo termine consente anche al fornitore di acquisire un ruolo essenziale rispetto all’azienda e pertanto svilupparsi ed accrescere la propria posizione nel mercato.
In secondo luogo, una trattazione attenta spetta all’elemento della riservatezza dei dati e delle attività svolte dal fornitore per l’azienda: si pensi a quale massa di documenti, informazioni e notizie “migrino” dall’azienda al fornitore affinché quest’ultimo possa attuare le operazioni cui è preposto; un contratto di outsourcing deve indubbiamente contenere una clausola che obblighi il fornitore a rispettare ed a far rispettare ai propri dipendenti un vincolo di segretezza tale da non consentire una fuga di notizie che potrebbe avvantaggiare la concorrenza o comunque danneggiare l’immagine di credibilità dell’azienda. Tale vincolo può essere stabilito anche per una durata superiore rispetto a quella del contratto: ciò appare fondamentale alla luce delle ripercussioni negative che nell’immediatezza della cessazione del contratto, l’azienda potrebbe subire se il fornitore divulgasse notizie circa l’attività svolta.
Trattandosi poi di attività avente ad oggetto servizi informatici, non trascurabile è l’aspetto della sicurezza: l’azienda dovrà imporre al fornitore, laddove già lo stesso non abbia espressamente provveduto, a munirsi di misure di sicurezza tali da tutelare l’attività da accessi non autorizzati o manomissioni che comportino conseguenze quali distruzione o perdita di dati.
Un problema specifico può sorgere, inoltre, qualora dal rapporto di outsourcing scaturisca la creazione in via “incidentale” o comunque funzionale all’attività principalmente svolta dal fornitore, di un software: come gestire i diritti morali e patrimoniali che sorgerebbero in tal caso? Tale questione - onde evitare dispendiose controversie in sede giudiziale - può essere risolta in via preliminare apponendo nel contratto una clausola disciplinante i diritti di autore nascenti. Le parti potranno pertanto o scegliere di riservare ad una sola della stesse i diritti patrimoniali conseguenti alla creazione del software, o stabilire una ripartizione dei diritti patrimoniali tra azienda e fornitore. La clausola adottata generalmente stabilisce a favore del fornitore la proprietà del software con il vincolo di concederlo con licenza non esclusiva ma gratuita, all’azienda.
Infine, nella previsione che il rapporto di outsourcing possa cessare, occorre tener presente che l’azienda ha tutto l’interesse di preventivarsi affinché non subisca conseguenze dannose dalla conclusione dello stesso. In tal senso, è raccomandabile prevedere nel contratto l’ipotesi secondo cui sia fatto obbligo al fornitore di provvedere a dare tutta l’assistenza necessaria affinché le attività dallo stesso svolte a favore dell’azienda, possano essere ereditate senza disagi economici per la stessa, da un terzo che subentri e continui nell’operato del fornitore.
Ovviamente quanto sopra è un cenno alla complessità contrattuale che caratterizza il rapporto di outsourcing; l’obiettivo di quanto detto è soprattutto invitare a considerare come tale scelta economica possa rappresentare per gli operatori del settore un indubbio vantaggio per lo sviluppo economico, ma anche una scelta delicata da operare nella piena consapevolezza contrattuale per evitare spiaceli perdite di produttività ed utili.

Dott.ssa Valentina Frediani