Scrivereste un contratto con un Vs. futuro partner commerciale sul bagnasciuga di una spiaggia? Per carità, si avvicina l’estate e probabilmente ci capiterà di sottoscrivere contratti sotto gli ombrelloni davanti a uno splendido mare azzurro turchese, ma continueremo ad utilizzare carta e penna (o, meglio, pc e firma digitale) per siglare con certezza i nostri contratti e i nostri documenti e non ci sogneremo mai di utilizzare la sabbia, quale idoneo supporto di conservazione delle nostre manifestazioni di volontà! O mi sbaglio?

Scrivo questo perché un qualsiasi documento informatico per sua natura è modificabile e non facilmente attribuibile a qualcuno e, proprio per questa sua caratteristica che lo rende “volatile”[1] in mancanza di firme elettroniche e tecniche di conservazione, un qualsiasi documento informatico è più simile alla scrittura su sabbia piuttosto che alla scrittura su carta!

Lo sanno bene quei docenti napoletani che qualche mese fa si sono visti “taroccare” le graduatorie per l’assegnazione dei posti di supplenza perché questi elenchi erano disponibili su file non conservati a norma di legge e facilmente manipolabili da malintenzionati.[2]

Insomma, un file informatico, se non è formato e conservato correttamente, non può sostituire il documento cartaceo sottoscritto. Questo dovrebbe essere ormai chiaro a tutti, considerando che ci sono normative specifiche in tal senso, in vigore da tempo nel nostro ordinamento. Tanto che dovrebbe essere superfluo ricordare la valenza formale e probatoria di un documento firmato digitalmente e marcato temporalmente; documento che ex lege va necessariamente conservato in modo permanente attraverso specifiche modalità informatiche[3]. Così come dovrebbe essere a tutti manifesto che oggi gli archivi cartacei possono essere “dematerializzati”, se sottoposti a complesse tecniche di conservazione sostitutiva[4].