Tenuta e Conservazione Annuale per i libri contabili: si modifica il 2215bis cod civ
Tenuta e Conservazione Annuale per i libri contabili: si modifica il 2215bis cod civ
Il governo allinea il momento di apposizione di Firma digitale e Marca Temporale per la Tenuta informatica a quello per la Conservazione dei Libri contabili e fiscali.
di Andrea Lisi e Luigi Foglia
Delegazione Territoritoriale ANORC – www.anorc.it
Digital&Law Department Studio Legale Lisi – www.studiolegalelisi.it
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Lecce-Milano, 16/11/2009. Giovedì scorso si è concluso il primo atto di un lungo iter che dovrebbe portare all'approvazione definitiva del Disegno di Legge Brunetta-Calderoli(1) sulle semplificazioni, DDL collegato all'ultima Legge Finanziaria. Il provvedimento, approvato dal Consiglio dei Ministri, dovrà ora essere sottoposto al parere della Conferenza unificata per poi tornare ad essere esaminato dal Consiglio dei Ministri e intraprendere così l'iter parlamentare.
Tra le moltissime novità in tema di semplificazione contenute nel DDL, segnaliamo la modifica del nuovo art. 2215-bis: modifica fortemente voluta da molte associazioni di categoria, prima fra tutte ANORC (Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti – www.anorc.it) che sul punto ha presentato al Governo e ad altri enti competenti un'istanza di modifica del nuovo art. 2215-bis (2), nella quale si richiamava l'attenzione sulle problematiche tecniche sollevate dall'introduzione di tale articolo, il quale piuttosto che semplificare finiva per rendere lo sviluppo dei processi di conservazione digitale sicuramente più complesso e inutilmente articolato(3).
L'introduzione dell'art. 2215-bis, se per un verso rappresentava la definitiva legittimazione del documento informatico all'interno del nostro ordinamento, dall'altro consentiva letture interpretative non in linea con il sistema giuridico ormai consolidato in tema di formazione e conservazione dei documenti informatici (4).
Inoltre, veniva creata un'inaccettabile disparità tra le scritture tenute in formato digitale, per le quali veniva richiesta la “stampa su file” (ovvero un processo di “stabilizzazione” a norma) ogni tre mesi e le scritture tenute analogicamente, per le quali il termine previsto per la stampa continua ad essere annuale.
Con la modifica proposta verranno, finalmente, allineate tali scadenze e l'apposizione di Firma digitale e Marca Temporale per la Tenuta coincide con quella per la Conservazione dei libri, dei repertori e delle scritture richiesti dal Codice Civile.
L' art. 2215-bis del Codice Civile, come aggiunto dall'art. 16, comma 12-bis del decreto legge 185/08 (convertito in Legge 2/2009) verrà pertanto modificato nei suoi commi 3 e 4 :
“3. Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta l'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
4. Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al 3° comma.”
Viene anche aggiunto un nuovo comma 5:
“Per i libri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura fiscale, il termine di cui al comma 3 opera secondo le norme in materia di conservazione digitale in esse contenute”.
Viene così ribadita la specialità delle norme di settore per la tenuta dei libri fiscalmente rilevanti (5) che continueranno ad essere conservati, e ora anche tenuti, secondo le regole previste dal DMEF 23 gennaio 2004.
Sempre in tema di “Dematerializzazione” il Disegno di Legge prevede, inoltre, che entro il 2012 diventi definitivo il passaggio alla digitalizzazione di una lunga serie di documenti amministrativi (dalle pagelle elettroniche alle iscrizioni on line agli esami universitari, fino alla ricetta medica) e l'ampio utilizzo delle nuove tecnologie informatiche per i processi civili e penali. Inoltre, si prevede che dal 1° luglio 2010 le cartelle cliniche saranno conservate esclusivamente in forma digitale.
Note: