Scanner d’obbligo in studio. Documenti depositati con la copia informatica.

Scanner d’obbligo in studio


Italia Oggi – 22 luglio 2010
Scanner d’obbligo nello studio dell’avvocato amministrativista.
Il codice del processo amministrativo prevede il deposito di atti e documenti anche in copia informatica. Si tratta di una tappa di avvicinamento al processo amministrativo telematico, che impone agli studi di dotarsi di appositi strumenti, di comune uso nella prassi.

di Antonio Ciccia

Il codice del processo amministrativo (decreto legislativo 104 del 2010) prevede il deposito di atti e documenti anche in copia informatica. Si tratta di una tappa di avvicinamento al processo amministrativo telematico, che impone agli studi di dotarsi di appositi strumenti, di comune uso nella prassi. L’articolo 139 del codice del processo amministrativo prevede che i difensori costituiti forniscano la copia in via informatica di tutti gli atti di parte depositati e, se possibile, dei documenti prodotti e di ogni altro atto di causa. Si tratta, tuttavia, di un adempimento aggiuntivo e non sostitutivo degli attuali obblighi di deposito di atti e documenti in formato cartaceo.
Tra l’altro è da notare che talvolta si tratta di montagne di carte: sia gli atti processuali sia i documenti allegati dalle parti devono essere depositate in molte copie (rispettivamente per gli atti quattro copie oltre all’originale e per i documenti due o tre copie oltre l’originale). Quando, poi, si tratta di documenti complessi o voluminosi il peso dei documenti, anche in senso letterale, diventa rilevante.

L’articolo 139 citato, come si è detto, non elimina i depositi cartacei e aggiunge il deposito informatico, preparando la strada a un futuro in cui il deposito cartaceo sarà l’eccezione. Questo deposito riguarda, innanzi tutto, gli atti e quindi ricorsi, controricorsi, ricorsi incidentali, motivi aggiunti, memorie, repliche, istanze e così via. Il deposito riguarda anche i documenti allegati agli atti, a sostegno probatorio della propria tesi.

Nel produrre atti e documenti informatici il difensore deve attestare la conformità tra il contenuto del documento in formato elettronico e quello cartaceo. Il rapporto di conformità tra i diversi formati degli atti e documenti andrà valutato da un punto di vista sostanziale e formale: non si ritiene, ad esempio, che si possa produrre il file formato testo dell’atto, dovendosi, invece, produrre il file del documento come immagine comprensiva delle sottoscrizioni o comunque in formato tale da riprodurre l’originale cartaceo. Saranno le future norme tecniche a disporre se occorrerà il documento informatico con firma digitale. A questo proposito va sottolineato che la disposizione in commento non lascia spazio a incertezze: al momento l’originale degli atti è quello cartaceo ed a quest’ultimo occorre fare riferimento in caso di dubbio o anche solo di illeggibilità del documento informatico. Naturalmente alla enunciazione del principio posto dall’articolo 139 del codice del processo amministrativo dovranno seguire istruzioni tecniche su formati, modalità di attestazione della conformità, modalità del deposito.

Altra prescrizione, contenuta nell’articolo 139 citato, dispone che il deposito del materiale informatico, se non sia spontaneamente effettuato unitamente a quello cartaceo, sarà eseguito su richiesta della segreteria e nel termine da questa assegnato, esclusa ogni decadenza. Quindi la segreteria accetterà i depositi cartacei (non rimanda indietro l’avvocato) e chiede l’integrazione. La parte più importante della norma, tuttavia, è l’ultima, nella quale si escludono sanzioni processuali per l’omessa produzione di atti e documenti informatici. L’assenza di sanzioni processuali (non c’è decadenza) non deve indurre a lassismo, in quanto è lo stesso articolo 139 a limitare a casi eccezionali le ipotesi in cui il presidente potrà dispensare dall’osservanza dell’obbligo del deposito informatico.

La disposizione costituisce un passaggio intermedio rispetto al traguardo della riduzione dell’uso della carta nel processo amministrativo. Nel frattempo gli avvocati dovranno dotarsi di uno scanner per trasformare atti e documenti cartacei in file e confezionare il fascicolo da presentare al Tar, corredandolo delle copie informatico su supporto o trasmettendo per posta i file stessi. Quanto al processo telematico il codice prevede un articolo ad hoc, ma, come spiegano i lavori preparatori, si tratta di una norma programmatica, che rinvia a un decreto del presidente del consiglio dei ministri la determinazione delle regole tecnico operative per la sperimentazione, l’applicazione e l’aggiornamento del processo amministrativo telematico.

23/07/2010